Main menu

Pages

Quelle est la différence entre l'archivage et la suppression des e-mails ?

 Quelle est la différence entre l'archivage et la suppression des e-mails ?

Pour la plupart des gens, Gmail est l'un des outils les plus importants dans leur vie quotidienne. Le problème est que la plupart d'entre eux reçoivent tellement d'e-mails qu'il est difficile de garder leur boîte de réception organisée et non pleine de spams et d'e-mails inutiles. Les services d'envoi d'e-mails comme Outlook et Gmail offrent aux utilisateurs plusieurs façons d'organiser et de trier leurs e-mails dans différents dossiers et onglets, mais à une époque où la recherche Google peut analyser des millions de mots par seconde, pourquoi est-il nécessaire de faire autant d'efforts pour garder votre Gmail organisé ?


Heureusement, Gmail dispose d'un outil d'archivage qui vous aidera à nettoyer l'interface sans passer plusieurs jours à mettre chaque e-mail dans un dossier distinct et dispose également d'une option de suppression entre l'archivage et la suppression des e-mails.


L'importance de l'archivage ou de la suppression des e-mails


Vous pouvez avoir des centaines, voire des milliers d'e-mails remplissant votre boîte aux lettres. Certains d'entre eux n'ont peut-être pas été lus depuis des mois, d'autres que vous avez peut-être dû ouvrir depuis un certain temps. Cependant, avec une boîte de réception encombrée, il peut être difficile de tout obtenir et vous risquez de manquer certaines notifications importantes.


Supprimer ou archiver les e-mails est essentiel pour avoir une boîte aux lettres simple, propre et organisée pour vous aider dans la vie en général ou dans la gestion de votre entreprise. Sans une boîte de réception propre, vous pourriez vous retrouver au milieu d'un tas de fouillis virtuel impossible qui semble ne jamais finir.

Définir l'archivage des e-mails



Archiver des e-mails signifie les masquer de votre boîte de réception et les ajouter à tous vos fichiers de messagerie Gmail. Votre boîte de réception est l'endroit où vous voyez les nouveaux messages et les messages que vous avez lus. En archivant, vous pouvez désencombrer votre boîte de réception principale.


Archivage ne signifie pas suppression. À l'avenir, vous pourrez toujours rechercher des e-mails archivés à l'aide de la barre de recherche Gmail. Vous voudrez peut-être archiver un e-mail dont vous n'avez pas besoin maintenant mais auquel vous devrez peut-être vous référer à l'avenir. Tous les documents et pièces jointes resteront. Donc, si vous ne voulez pas supprimer un e-mail pour toujours, vous voudrez archiver vos e-mails au lieu de les supprimer.

Les e-mails archivés restent dans leur dossier désigné ou sur la page "Tous les messages" jusqu'à ce que vous les supprimiez de l'archive. À moins que vous ne supprimiez un e-mail, les e-mails non archivés resteront dans votre dossier Boîte de réception.

Que se passe-t-il lorsque vous supprimez un e-mail


La suppression d'un e-mail signifie qu'il sera supprimé de votre boîte de réception dans le dossier Corbeille. Au-delà de trente jours, la suppression sera définitive et vous ne pourrez plus récupérer aucun document ou pièce jointe. La différence entre l'archivage et la suppression est que votre e-mail supprimé disparaîtra de votre boîte aux lettres après trente jours. Décider d'archiver plutôt que de supprimer signifie que vous pourrez récupérer cet e-mail quand vous le souhaitez.


Avant de supprimer, assurez-vous à 100 % que vous n'aurez pas besoin de cet e-mail. Si vous souhaitez supprimer un e-mail dont vous n'avez pas besoin, vous devez le supprimer pour nettoyer votre boîte aux lettres.


Quand faut-il archiver les e-mails ?


  • Lorsque vous pensez que vous en avez terminé avec un fil de discussion et que vous pensez qu'il est peu probable que vous obteniez une autre réponse.
  • Afin de stocker en toute sécurité tout courrier avec un contenu sensible ou des pièces jointes.
  • Lorsque vous avez des e-mails importants contenant des données auxquelles vous devrez peut-être accéder à l'avenir - mais pas tellement. Utilisez simplement la fonction de recherche de Gmail pour le trouver.
  • L'archivage permet également de simplifier votre boîte de réception, en la rendant plus propre et plus facile à utiliser au quotidien.

Quand faut-il supprimer les e-mails ?


  • Lorsque vous n'avez jamais besoin de réaccéder à un e-mail.
  • Éliminez les messages indésirables de votre boîte de réception (bien qu'ils soient persistants, vous souhaiterez peut-être filtrer et supprimer automatiquement ces messages dès que possible).
  • Lorsque vous devez nettoyer votre stockage gratuit avec Gmail - bien qu'il fournisse 15 Go (disponible via Gmail, Google Drive et Google Photos). La suppression des e-mails anciens et non lus est un excellent moyen de récupérer une partie de cet espace de stockage.
  • N'oubliez pas que les e-mails supprimés sont déplacés vers le dossier Corbeille pendant trente jours. Si vous souhaitez vous débarrasser d'un e-mail immédiatement, vous devrez le supprimer deux fois. Donc, si vous ne voulez pas supprimer quelque chose pour toujours, choisissez d'archiver les e-mails au lieu de les supprimer.

Pourquoi est-il parfois préférable d'archiver que de supprimer ?


Disons que vous avez une conversation avec quelqu'un et que des informations telles que l'adresse ou le numéro de téléphone sont échangées. À ce moment-là, vous pouvez écrire ou enregistrer tout ce dont vous avez besoin, vous décidez donc de supprimer la conversation car vous ne voyez plus aucune possibilité qu'elle encombre votre boîte de réception.


Imaginez maintenant un moment où vous n'aurez jamais besoin de regarder cette conversation ou de récupérer des informations à partir de ces e-mails, mais vous le faites maintenant pour une raison. Si vous supprimez le fil de discussion, vous ne pourrez pas revenir en arrière et trouver facilement ce que vous cherchez. Si vous archivez un e-mail, vous n'aurez plus à le voir dans votre boîte de réception, mais vous aurez également l'esprit tranquille en sachant que si vous avez besoin d'y revenir à l'avenir pour une raison quelconque, une recherche rapide apportera il vous revient.


La décision décisive : archiver ou supprimer ?


Après avoir appris à connaître de près les deux termes, nous pensons qu'il n'y a aucune raison de supprimer un e-mail, vous devrez peut-être y revenir à l'avenir si vous ne le considérez pas comme important, nous préférons donc l'option d'archivage, mais un autre problème lié la meilleure option est la capacité de Stockage, puisque tous les utilisateurs sont liés par une capacité maximale de 15 Go, donc l'option de suppression peut également sembler utile dans certains cas.


Tous les messages archivés peuvent utiliser une grande partie de ce stockage, donc à moins que vous ne préfériez payer pour plus de capacité, vous devriez opter pour l'option de suppression permanente pour certains e-mails. Assurez-vous donc des messages que vous supprimez et assurez-vous que vous n'en aurez plus besoin à l'avenir. S'ils contiennent des pièces jointes ou des fichiers importants, veuillez les conserver séparément sur votre appareil afin que vous puissiez prendre la décision finale de suppression au lieu de archiver sans conscience.


Les options d'archivage et de suppression peuvent sembler très similaires à de nombreux utilisateurs, mais leur importance et leurs caractéristiques sont complètement différentes, nous espérons avoir réussi aujourd'hui à comparer et à définir les deux termes.

Commentaires